Nickmans Software bvba
Steigerbouw
De bedoeling van het pakket is om steigers, die voorwerp uitmaken van een contract op basis van eenheidsprijzen, af te rekenen aan klanten uit de industriële wereld. Het betreft hier een administratieve opvolging van de steigers (montage-demontage-huur), zonder enige technische controle/opvolging naar bv. de stabiliteit van de steiger, belasting, keuze van het materieel, enz.
Aanvullend zijn er wijzigingen aangebracht aan het pakket die toelaten om een offerte te maken voor een stelling met een voorop ingestelde afmeldingsdatum. Het was al voorzien dat huur zowel in weken als in dagen verrekend kan verrekend worden. Nieuw is : het verrekenen van huur in dagen, met uitsluiting van zaterdagen en zondagen (gebuikelijk op de Nederlandse markt).
Binnen het pakket kunnen er verschillende contracten ingevoerd worden, met ieder hun algemene gegevens, sturingen en prijzen, want iedere klant heeft zijn eigen manier van werken, en noden aan informatie voor opvolging van de prestaties van de steigerbouwer. Het effectief factureren van de afrekeningen, die uit het pakket voortvloeien, is niet voorzien. Op de factuur wordt meestal gerefereerd naar de goedgekeurde afrekening(en) en wordt alleen het eindtotaal van de afrekening overgenomen, eventueel met toevoeging van de BTW.
De code van het contract is 2-ledig. Het is een combinatie van een projectnummer en een klantnummer, waarvan beide elementen ieder een eigen bestaan hebben, in die zin dat er 'plants' (zones op een werk) gekoppeld zijn aan een project (=werk) en dat er 'contactpersonen' gekoppeld zijn aan een klant.
Op voorhand wordt de volledige prijzenstructuur van een contract ingegeven en worden pointers (parameters) ingesteld hoe de bonnen/afrekeningen dienen gemaakt te worden.
Afhankelijk van het contract met de klant, kan men de steigers gaan indelen in verschillende types, verder 'systemen' genoemd. Voorbeelden van systemen zijn : staande steigers, hangsteigers, uitbouwsteigers, rolsteigers, steigers uitgevoerd in regie, gevelsteigers en steigers af te rekenen op basis van de losse componenten. De werkvloeren en zeilen die bij een steiger horen, vormen een afzonderlijk systeem voorzover ze ook een eigen prijssetting hebben qua montage en huur.
Er zijn nu diverse mogelijkheden voorzien om tot een prijsbepaling te komen van een systeem voor montage en/of demontage en huur (indien van toepassing). Omwille van de grote verscheidenheid aan steigers/maten/prijzen en klanten/contracten was het dus noodzakelijk om een veelheid aan sturingen te voorzien.
Bij de module 'systemen' zijn volgende instellingen/ingaves voorzien, die reeds een aantal mogelijkheden van het pakket rechtstreeks of onrechtstreeks toelichten:
- omschrijving systeem
- code hoe de prijs van het systeem voorgesteld wordt. Er is voorzien dat systemen kunnen afgerekend worden per :
- uur, voor bv. steigers in regie geplaatst, al dan niet met inbegrip van materieel.
- lm (lop. meter), voor bv. een ladder
- m², voor bv. werkvloeren
- m² manteloppervlak
- m² geveloppervlak
- m³, waarschijnlijk het meest gebruikt voor steigers met prijs i.f.v. hun inhoud
- stuk, met een stukprijs die afhankelijk is van de doorsnede (m²) en de hoogte.
- forfait. Er kunnen hiermee verschillende vooraf gedefinieerde systemen ingevoerd worden, met hun bijhorende prijs, waaruit dan kan geselecteerd worden. De eenheidsprijs kan op het ogenblik van ingeven in een bon gewijzigd worden, zodat dit ook een uitkomst biedt voor opvolging/afrekening van steigers waar een globale prijs (afzonderlijke offerte en aansluitend contract) voor gemaakt is.
- per samenstelling (op basis van de verschillende componenten die in de steiger vervat zitten, of op een selectieve aanduiding van componenten waarin de prijs vervat zit van de overige elementen bv. steigers waarvan de montageprijs verrekend wordt op basis van het aantal 'koppelingen').
De hiernavolgende instellingen zijn van toepassing op systemen die 'niet per uur' afgerekend worden. De systemen 'per uur' (regie) hebben afzonderlijke settings die verder toegelicht worden.
- bepaalde minima (nul indien niet van toepassing) : bij ingeven van de bonnen, worden de maten van het systeem opgetrokken tot de hier ingegeven respect. minima, indien tenminste ingevoerd. Een minimum kan ingesteld worden voor : lengte, breedte, hoogte en/of aantal.
- code of de prijs Ja/Nee in functie is van een hoeveelheid m.b.t. het systeem, en zo ja, in welke eenheid die hoeveelheid uitgedrukt is. Voorbeelden waarbij de opdeling in hoeveelheid van toepassing zijn : Steiger met prijs per stuk, waarvan de prijs afhankelijk is van het aantal m² (doorsnede als hoeveelheid) en de hoogte van de steiger. Ander voorbeeld is een steiger met een prijs per m³, die afhankelijk is van het aantal m³ (inhoud als hoeveelheid) en het niveau (= normaal de hoogte waarop de steiger begint). Een opdeling van de prijs in hoeveelheid, impliceert dat er via een module hoeveelheidslevels moeten kunnen ingebracht worden.
- code of de prijs Ja/Nee in functie is van de hoogte van het systeem, en zo ja, hoe die hoogte te berekenen. Mogelijkheden tot berekenen van een hoogtelevel zijn : 0=hoogte, 1=niveau, 2=som hoogte+niveau. Analoog aan de hoeveelheidslevels moeten er dus ook hoogtelevels kunnen ingevoerd worden (andere module).
- codes/invoervakken afrekenen 'huur'. Meestal is de huur een vast bedrag (in te geven) per week en per eenheid. Praktisch gezien wordt de huur het vaakst afgerekend per m³ voor steigers en per m² voor vloeren. Of er hoegenaamd huur te verrekenen is voor de diverse systemen binnen een contract, is eigenlijk al te definiëren op contractniveau. En als ze al dient verrekend te worden, hoe moet het aantal eenheden dan verrekend worden? Is het op basis van effectieve maten, minimum maten of minimum aantal eenheden. Indien er geopteerd geweest is voor minimum aantal eenheden, dan kan dat minimum aantal hier per systeem gespecificeerd worden, met daarbovenop nog een optie om toch eerst de effectieve maten op te trekken tot de resp. minima en dat resultaat dan te vergelijken met het min. aantal eenheden huur. Op contractniveau wordt bepaald hoeveel weken huur in de montage/demontage inbegrepen is. Per systeem kan er echter nog afgeweken worden door te stellen dat de huur per dag verrekend wordt. Indien er gesteld is huur af te rekenen per dag, kan men een aantal dagen ingeven dat er huur inbegrepen is in de montage/demontage en kan men ook een minimum aantal dagen overhuur ingeven. Dit biedt een oplossing indien men zeilen alleen maar zou verhuren zonder ze zelf te monteren.
- code of er Ja/Nee een procentuele toeslag van toepassing is voor het 'niveau' waarop het systeem begint. En zo ja, of de hoogte van het systeem Ja/Nee meegerekend wordt voor de berekening van het niveau. Mochten die toeslagen van toepassing zijn, dan dienen er voor dat systeem specifieke levels vastgelegd te worden (andere module), met per level een percentage.
- code of er Ja/Nee diverse toeslagen van toepassing zijn op het systeem. De toeslagen worden via een andere module per systeem ingebracht, met de mogelijkheid om ze te kopiëren van het ene systeem naar het andere.
- code of er Ja/Nee minimum bedragen van toepassing zijn bij het afrekenen van een steiger die tot het systeem behoort. Indien van toepassing worden de minima binnen een andere module vastgelegd.
Settings m.b.t. systemen die 'per uur' afgerekend worden :
- Hiermede worden vooral die steigers verrekend die niet onder normale voorwaarden/omstandigheden (tijdstip, locatie/toegankelijkheid, speciale constructie, gevaarlijk, etc.) kunnen gemonteerd worden. Daarom dat de systemen per uur (in regie) afgerekend worden, met ook de mogelijkheid tot het supplementair verrekenen van toeslagen. Er kan hierbij nog een onderscheid gemaakt worden in regie-uren exclusief materiaal, of regie-uren inclusief materiaal, of regie-uren aan 0,-Eur maar dan te gebruiken om alleen maar toeslagen te verrekenen die aan het systeem gekoppeld zijn. Voor de opdrachtgever was het misschien nodig dat een steiger op een zondag gemonteerd wordt. Het monteren, inclusief materiaal en huur, zou binnen het normaal bestek van het contract kunnen vallen. Daarbovenop zou men een regie-systeem kunnen hanteren om de meerkost te verrekenen aan uurloon (aantal uren x meerkost/uur voor zondagwerk (toeslag)).
- Voor een systeem per uur wordt er bijgevolg een prijs ingegeven per uur voor montage of demontage (afhankelijk wanneer af te rekenen), of er al dan niet toeslagen toegestaan zijn, en hoe de huur afgerekend wordt. Voor de huur kan er nog een onderscheid gemaakt worden : ofwel een percentage op de montageprijs, waarvoor er eventueel nog een afwijkende basisuurprijs kan ingegeven worden (om te ondervangen dat er slechts huur verrekend wordt op het loongedeelte van een uurprijs inclusief materiaal), ofwel een prijs per uur montagetijd.
Voorafgaand aan het invoeren van de 'systemen', waarvan de mogelijkheden hiervoor beschreven werden, dient het 'contract' aangemaakt te zijn met zijn algemene gegevens en sturingen. Sommige sturingen daarvan kunnen tijdens de uitvoering van het contract nog gewijzigd worden i.f.v. de noden van de klant.
Bij de opsomming van de 'sturingen op contract-niveau' zullen een aantal mogelijkheden van het pakket verder tot uiting komen:
- Code of er Ja/Nee nog systemen in te geven zijn die reeds gedeeltelijk afgerekend zijn aan de klant, hetzij manueel, hetzij met een andere toepassing. Dit is bedoeld om een soepele overgang te maken naar dit pakket voor verdere afwikkeling van steigers die reeds gemonteerd waren. Zolang die pointer aangevinkt staat wordt er bij het ingeven van de bonnen voor de steiger extra gevraagd of er nog montage moet verrekend worden, en vanaf welke datum dat de huur met dit pakket moet gerekend worden.
- Code of de nummering van de bonnen manueel dient te gebeuren, mochten de werkdocumenten, incl. volgnummer, voorgedrukt zijn. Het volgnummer van het werkdocument kan dan zo gebruikt worden als bonnummer.
- Code of de effectieve maten Ja/Nee moeten afgedrukt worden op de bonnen/afrekeningen/lijsten. Het zijn de effectieve maten van de steiger (LxBxH - i.f.v…) die ingegeven worden, maar die kunnen mogelijk opgetrokken worden naar het minimum, waar dan verder mee gerekend wordt. Mogelijk dat de klant er toch aan houdt om de effectieve maten afgedrukt te zien. Dat kan dus door deze code aan te vinken.
- Code of de montage van de steiger Ja/Nee te verrekenen is na afmelding. Meestal wordt de montage, met inbegrip van x-aantal weken huur, verrekend bij de montage.
- Codes qua sturing huur (zijn terloops aangehaald bij de beschrijving van de systemen) :
- Code of er Ja/Nee afrekeningen van huur toegestaan zijn.
- Code of er Ja/Nee tussentijdse huurafrekeningen toegestaan zijn, voorzover er al huur mag gerekend worden.
- Aantal weken huur inbegrepen in de prijs van de montage. Het pakket is zo opgevat dat qua huur iedere begonnen week als een ganse week beschouwd wordt. Voor de einddatum is het de 'afmeldingsdatum' die van toepassing is en niet de 'demontagedatum'. Meestal vallen die 2 data samen, maar het kan zijn dat er een zekere periode over gaat tussen het tijdstip dat de opdrachtgever zegt dat hij de steiger niet meer nodig heeft en het tijdstip van effectief afbreken (geen tijd, weekend, etc.). Op systeemniveau kunnen er afwijkingen ingesteld worden. Men kan daar opteren om de huur op dagbasis te verrekenen.
- Opties hoe de huur af te rekenen / Op basis van : effectieve maten of min. maten of min. aantal eenheden.
- Code met aanduiding in welke taal de bonnen en afrekeningen moeten geprint worden. Het programma is Nederlandstalig, qua schermopbouw, boodschappen, interne lijsten, etc. Documenten die gericht worden aan de klant (bonnen en afrekeningen) kunnen bv. Franstalig opgesteld worden. De vaste teksten die afgedrukt worden zitten in een aantal parameters, waarvan de opbouw van die parametercodes, en dito tekstvelden, gericht is op de taalcode van de klant.
- Afhankelijk van de noden en de organisatie van de klant, kunnen de afrekeningen volgens een aantal settings geselecteerd en gesorteerd worden.
********************
Bij de beschrijving van de programma-modules 'contracten' en 'systemen' zijn verschillende mogelijkheden opgesomd om ieder contract vrij specifiek te behandelen. Maar er valt ook uit af te leiden dat er meerdere modules nodig zijn om al die basis-informatie van een contract op een gestructureerde manier in de database onder te brengen. Een overzicht van die modules wordt hier aangehaald:
- Projecten - Plants - Klanten - Contactpersonen
Deze voornoemde 4 modules staan los van een contractnummer. Hetgeen volgt zijn modules om specifieke contract-info in te voeren.
- Standaard hoeveelheidslevels, en analoog Standaard hoogte-levels.
- Systemen - hoeveelheidslevels, en analoog systemen - hoogte-levels.
- Systemen - hoogte-levels voor niveau-toeslag.
- Systemen - prijzen. Binnen deze module worden de prijzen ingegeven voor montage-demontage van de systemen, met opsplitsing per combinatie van hoeveelheidslevel en hoogte-level. Een vereiste is wel dat in de vorige module(s) de levels gespecificeerd werden. De eenheidsprijs kan mogelijk opgedeeld worden in een deel dat afgerekend wordt bij montage van het systeem, en een deel dat afgerekend wordt bij de afmelding/demontage.
- Systemen - minimum prijzen voor montage/demontage.
- Systemen - toeslagen.
- Systemen - forfaitairen.
- Diversen. Het is nog niet aangehaald, maar bij het ingeven van de detaillijnen op de bonnen kan men een 3-tal lijntypes onderscheiden. Het overgrote deel heeft betrekking tot systemen, met aanverwante informatie, maar er kunnen ook manuele lijnen ingevoerd worden met een zelf in te voeren omschrijving, eenheid, aantal en eenheidsprijs. Als 3de type kunnen er 'diversen' ingevoerd worden. Het gaat hier om producten en diensten die contractueel vastliggen (bv. stabiliteitsberekening, oproepvergoeding), of onderdelen van steigers die beschadigd zouden geraken door toedoen van de klant.
- Diversen - toeslagen.
- Contracten dupliceren. Deze module laat toe om alle basisgegevens van een contract over te kopiëren naar een ander contract dat nog geen enkele informatie bevat.
- Printen basisgegevens. Met deze module kan men verkrijgen dat alle basis-informatie op papier gezet wordt. Men kan daarbij precies gaan specificeren welke informatie men wenst op papier.
********************
Daar waar de vorige modules eerder betrekking hadden tot wat er in de raamcontracten gestipuleerd staat, hebben de hiernavolgende modules betrekking tot de eigenlijke productie, zijnde het monteren-demonteren-verhuren van systemen, met veel belangstelling voor de wensen (eisen) van de opdrachtgever. Hij moet immers de werken goedkeuren en betalen. Daarnaast zijn er ook een aantal modules voorzien met betrekking tot de interne keuken van de steigerbouwer.
- Ingeven bonnen. Al de prestaties naar de opdrachtgever toe moeten via dit programma ingevoerd worden. Die prestaties worden ingegeven in een 'bon', waarin leveringen, op te delen in 3 verschillende types (systemen - diversen - manuele lijnen), logisch samengevoegd worden. Het is de werkleider en de resp. contactpersoon van de klant die daarover een afspraak maken. Vaak staat 1 bon gelijk met 1 opdrachtnummer van de klant. Meestal gebeurt wel dat de specificaties van een systeem manueel geschreven worden op een daarvoor voorgedrukt document, wat reeds ter goedkeuring door de opdrachtgever ondertekend wordt. Het is dan die bon die in dit pakket ingevoerd wordt ter verdere opvolging en afrekening. Volgende gegevens kunnen ingevoerd worden in de 'hoofding' van de bonnen, en hebben verder naast hun informatieve functie ook hun nut voor selecties en sorteringen:
- bonnummer: de nummering van de nieuwe bonnen gebeurt automatisch of manueel.
- plantnummer.
- opdrachtnummer klant.
- contactpersoon.
- kostenplaats (een budgettair-boekhoudkundig gegeven van de klant).
- (standaard) steigernummer.
- default montagedatum.
Zoals terloops aangehaald zijn er voor de detaillijnen op de bonnen 3 verschillende lijntypes voorzien (systemen - diversen - manuele lijnen) die qua invoer een paar gemeenschappelijke velden hebben. Naar 'systemen' toe zijn volgende velden in te geven :
- omschrijving item.
- systeemcode: ofwel code rechtstreeks ingeven, ofwel via een overzichtslijst oproepen.
- steigernummer: default wordt voorgesteld .
- omschrijving facturatielijn: veld is reeds gedeeltelijk opgevuld vanuit de vorige inputs. Het kan echter aangevuld en gewijzigd worden.
- opmerking.
- montagedatum: default wordt voorgesteld.
- afmeldingsdatum: (indien gekend) datum dat de klant zegt de steiger niet meer nodig te hebben.
- demontagedatum: (indien gekend) datum dat het systeem effectief afgebroken is.
- niveau: aanvangshoogte van het systeem.
- effectieve maten: - lengte - breedte - hoogte
In functie van bepaalde settings gebeurt er een berekening van het effectief aantal gemonteerde eenheden en van de te factureren eenheden op basis van de mogelijk herleidde maten.
- toeslagen: indien er toeslagen kunnen van toepassing zijn op het systeem wordt er een overzicht getoond van de mogelijkheden, waar er 1 of meerdere kunnen geselecteerd worden.
In functie van de instellingen op contractniveau en/of op systeemniveau zijn er een aantal extra velden in te voeren.
- Voor systemen 'die stonden' op het ogenblik van opstart van dit pakket:
- Code of er Ja/Nee nog montage te verrekenen is.
- Het aantal weken huur dat mogelijk reeds verrekend is.
- De startdatum van de huur.
- Voor systemen die 'per uur' te verrekenen zijn worden er geen afmetingen gevraagd (LxBxH), maar wel een aantal gepresteerde uren.
- Voor systemen met 'forfaitaire' prijzen dient men een specifiek type te selecteren in een overzicht. Maten zijn hier niet van toepassing. De informatie die gekoppeld was aan dat systeem (prijs montage en/of demontage, huur per week, aantal weken huur in montageprijs) wordt voorgesteld en kan desnoods gewijzigd worden voor deze detaillijn. De basis-informatie voor dat systeem blijft onveranderd na eventueel wijzigen van de prijzen.
- Voor systemen die bestaan uit losse componenten wordt de volledige samenstelling gevraagd met per component het aantal eenheden.
Bij het lijntype 'diversen' zijn volgende velden voorzien:
- artikelcode: rechtstreeks in te geven of op te zoeken.
- omschrijving.
- opmerkingen.
- aantal.
- eenheid.
- eenheidsprijs: is opgevuld maar kan gewijzigd worden.
Het lijntype 'manuele lijn' loopt analoog aan de 'diversen', met dit verschil dat er geen artikelcode kan ingevuld/opgeroepen worden, en dat de overige velden volledig zelf in te brengen zijn, zonder dat er iets voorgesteld wordt.
Na het bewerken van een detaillijn (invoeren - wijzigen - verwijderen) wordt er steeds teruggekeerd naar een overzicht waarbij alle detaillijnen van de bon getoond worden. Vanuit dat overzicht kan men een totaal opvragen van de bon of er kan besloten worden de bon te verlaten, waarna de vraag gesteld wordt om de bon te printen Ja/Nee. Men kan dus hier iedere bon, die men bewerkt heeft, gaan printen. Er is echter een afzonderlijke module voorzien waar de bonnen continu (van-tot) kunnen geprint worden.
- Printen bonnen. Zoals net voorheen aangehaald kan iedere bon bij het afsluiten individueel geprint worden. Dit kan handig zijn, maar als men voor een contract meerdere nieuwe bonnen achter mekaar in te voeren heeft, zal het praktischer zijn om die ook samen afgedrukt te krijgen, zeker als men de printer moet delen met andere gebruikers. Men beschikt over een aantal instellingen die het bereik kunnen verfijnen van de bonnen die men zo wenst afgedrukt te krijgen.
- Lijst van gemonteerde systemen. Deze lijst kan zowel intern, als extern naar de klant toe, gemakkelijk zijn. Er zijn selecties voorzien van-tot (waar relevant te selecteren in een lijst) voor: bonnummer, bondatum, montagedatum, afmeldingsdatum, systeem, opdrachtnummer klant, kostenplaats, steigernummer, plant en contactpersoon. Er bestaat een code of er Ja/Nee moet geselecteerd worden op 'afmelding' en zo ja, of alleen de systemen te printen zijn die 'niet afgemeld' zijn of alleen die 'wel afgemeld' zijn.
De volgorde waarin de systemen, met dito informatie, moet afgedrukt worden is ook door de gebruiker in te stellen. Via codes kan er enigszins gestuurd worden welke informatie Ja/Nee moet afgedrukt worden.
- Lijst bonnen zonder goedkeuringsdatum. De goedkeuringsdatum wijst erop dat de opdrachtgever zijn fiat gegeven heeft voor de verdere afwikkeling, toch in eerste instantie wat de montage betreft en de specificaties van de systemen (afmetingen, etc.). Met deze lijst heeft men dus een werkdocument om voor te leggen aan zowel interne als externe mensen.
- Invoeren goedkeuringsdatum. In een lijst op scherm worden alle bonnen getoond waarvan de goedkeuringsdatum nog niet ingevoerd is. Men kan binnen die lijst meerdere bonnen gaan selecteren (aanklikken, slepen, etc.) en die allen dezelfde goedkeuringsdatum toewijzen.
- Bonnen blokkeren/deblokkeren. Het invoeren van de goedkeuringsdatum is een aanduiding dat de bon in orde is voor verdere verwerking (afrekenen montage-demontage-huur). Mocht er met het systeem een probleem optreden, van welke aard dan ook, dan bestaat hier de mogelijkheid om een bon volledig of gedeeltelijk te blokkeren voor verdere afrekening. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om blokkeringen op te heffen.
- Lijst van de geblokkeerde bonnen.
- Systemen actualiseren. Deze module is vooral bedoeld om abnormaliteiten op te vangen, in de zin van foutieve data die ingevoerd werden, maar ook om tegemoet te komen aan discussies die zouden ontstaan doordat een steiger misschien door toedoen van de steigerbouwer ontoegankelijk is. Men kan ingrijpen op een aantal velden zoals:
- het al dan niet verrekend zijn van de montage.
- startdatum van de huur.
- systeem Ja/Nee blokkeren qua huur voor in geval dat ….
- dagen opschorting van de huur.
- cumul van de weken huur verrekend bij vorige afrekeningen, al dan niet met dit pakket.
- afmeldingsdatum
- demontagedatum
- Afrekenen. Hiermee worden de documenten geprint (‘afrekeningen’) die de basis vormen voor de definitieve facturatie aan de klanten. Bij het opmaken van de factuur wordt er slechts gerefereerd naar de afrekening in kwestie en wordt het totaal ervan overgenomen. Er worden 4 types van afrekeningen onderscheiden, met ieder eigen informatie en dito selecties. Het is wel zo dat alles volledig automatisch gebeurt. Via het programma wordt er gezocht naar de bonnen (detaillijnen) die in aanmerking komen om afgerekend te worden. Het volstaat om een type te selecteren en een referentiedatum in te geven tot waar de prestaties in de afrekening moeten opgenomen worden. Bepaalde types kunnen i.f.v. settings op contractniveau vergrendeld worden, zodat ze niet kunnen geselecteerd worden. De mogelijke afrekeningen zijn:
- montage: al de systemen, inclusief de diversen en de manuele lijnen, die tenminste voorheen qua montage al niet afgerekend waren, en waarvan de montagedatum ligt voor of gelijk aan de referentiedatum, komen in aanmerking voor de afrekening.
- demontage: al de systemen die af te rekenen waren bij demontage, en waarvan de afmeldingsdatum ligt voor of gelijk aan de referentiedatum, komen in aanmerking voor de afrekening.
- huur bij afmelden: al de systemen die afgemeld zijn voor of gelijk aan de referentiedatum komen in aanmerking. Er wordt een berekening gemaakt van de totale duur van de huur in weken, rekeninghoudend met: huur inbegrepen in de montageprijs, schorsing en afgerekende huur tussentijds. Indien blijkt dat er geen huur (meer) af te rekenen valt, wordt het systeem ook niet opgenomen in de afrekening.
- huur tussentijds: het is misschien ongebruikelijk, maar het kan met de klant afgesproken worden om een tussentijdse huurafrekening te maken om bv. budgettaire redenen op het einde van het boekjaar.
Er dient opgemerkt dat er automatisch voor gewaakt wordt dat een systeem slechts éénmaal kan voorkomen op een bepaald type van afrekening, met uitzondering van afrekening van tussentijdse huur voor systemen die over een langere periode staan.
Binnen een contract wordt de laatste datum per type afrekening bijgehouden. Er wordt op getest dat men per type geen afrekening meer kan maken die eerder in de tijd ligt dan de vorige.
Bij beschrijving van de module 'contracten' zijn er een aantal punten aangehaald die mee bepalen wat er afgerekend wordt, of er geventileerd dient te worden over meerdere afrekeningen, en hoe te sorteren binnen 1 afrekening.
- Afrekenen 'PRO-FORMA'. Deze module werkt analoog aan de module 'Afrekenen', met dit verschil dat er geen enkele bijwerking gebeurt. Men kan dit document printen puur voor intern gebruik (bv. om te kunnen zien welke huur er openstaat einde maand) of informatief voor de klant. De klant kan reeds een controle doen van hetgeen de definitieve afrekening gaat inhouden. Op basis van de pro-forma kan hij bepaalde opmerkingen maken die dan ingewerkt worden in de definitieve afrekening.
- Afrekeningen aanpassen. De afrekeningen (niet de pro-forma's) worden integraal in een bestand opgeslagen en blijven daar tot ze gevalideerd worden (zie andere module). Voor ze gevalideerd worden kan men hier een afrekening oproepen om deze gewoon volledig te herprinten in dezelfde vorm als de initiële afdruk. Daarnaast kan men ook een afrekening oproepen en ze ofwel geheel annuleren, ofwel 1 of meer detaillijnen selecteren en annuleren. Bij een volledige annulering wordt er een tekst (het waarom van …) ingegeven die gekoppeld blijft aan de hoofding van de afrekening. Er blijft dus steeds een spoor van iedere gemaakte afrekening. Na het gedeeltelijk annuleren van een afrekening wordt deze altijd automatisch opnieuw afgeprint, met de rest aan systemen binnen de afrekening die niet geannuleerd zijn. De pointers van al de systemen die geschrapt zijn van de afrekeningen (geheel of gedeeltelijk) worden aangepast zodat ze weer goed staan om het systeem op een volgende afrekening te laten verschijnen, mogelijk na wijzigen van bepaalde informatie.
- Afrekeningen herschikt printen. Binnen de sturingen van het 'contract' waren er al een aantal voorzieningen om aan de wensen van de klant tegemoet te komen qua informatie. Deze blijken nog niet altijd voldoende. Daarom dat de mogelijkheid geschapen is om de opgeslagen afrekeningen opnieuw te gaan afprinten, weliswaar met dezelfde systemen/aantallen/prijzen maar anders gerangschikt en met bepaalde subtotalen (vrij te selecteren).
- Afrekeningen valideren. Deze module houdt in dat per afrekening het factuurnummer en de factuurdatum ingegeven wordt waarmee die afrekening aan de klant gefactureerd werd. Eens die gegevens ingevoerd is het onmogelijk om de afrekening nog te herprinten of te wijzigen door schrappen van detaillijnen.
Bij deze module moet er niet eerst een contractkeuze gemaakt worden. Meteen krijgt men een overzicht van al de afrekeningen die nog niet gevalideerd zijn, over alle contracten heen.
- Printen afmeldings- en demontagebonnen. Hiermee kunnen er een soort van interne werkdocumenten geprint worden die het overzicht van wat-waar staat voor de werkleider moet vergemakkelijken, en tevens de doorstroming van informatie werk-bureel kan verbeteren.
- Lijst systemen nog af te melden / te demonteren. Hier dient een keuze gemaakt te worden in systemen die nog af te melden zijn en die afgemeld zijn, maar nog moeten gedemonteerd worden. Men krijgt steeds een volledig en bondig overzicht van de lopende systemen, waarbij er nog selectie- en sorteer-instellingen voorzien zijn.
- Ingeven afmeldingen. Systemen die nog in gebruik zijn op het ogenblik van ingeven van de bonnen, dienen binnen deze module bijgewerkt te worden wat de afmeldingsdatum betreft. Al de systemen zonder afmeldingsdatum worden getoond in een lijst op scherm. Indien de gebruiker dit wenst kan hij de sorteervolgorde zelf anders instellen. Al de systemen die op dezelfde datum afgemeld zijn kunnen ook samen geselecteerd worden. Het volstaat dan om voor allen de datum slechts éénmaal in te geven. Aangezien de demontagedatum vaak gekend is bij het ingeven van de afmelding, kan in één run binnen deze module ook de demontagedatum ingevoerd worden.
- Ingeven demontages. Deze module werkt deels analoog aan de vorige. Hier worden systemen getoond in een lijst die weliswaar afgemeld zijn (niet meer in gebruik), maar nog moeten gedemonteerd worden (demontagedatum nog niet ingevuld). Al de systemen die op één dag gedemonteerd zijn kunnen hier ook samen geselecteerd worden, en in één run een datum toegekend krijgen.
- Tonen historiek. Deze module biedt de mogelijkheid om te zien hoe een bepaalde bon afgerekend is + analoog hoe iedere detaillijn afgerekend is. Na instellen van selectie- en sorteercriteria krijgt men een lijst waaruit de bon kan geselecteerd worden die men wenst te raadplegen. Men kan opteren om een overzicht te krijgen van al de afrekeningen die er op de bon gemaakt zijn, of men kan meteen overgaan naar het overzicht van de verschillende systemen binnen de bon. Er kan dan een detaillijn geselecteerd worden waarvoor dan de specifieke afrekeningen getoond worden.
- Connectie naar het ERP-pakket van de klant. Deze module maakt het mogelijk om goedgekeurde bonnen op te slaan in een bestand, dat kan ingelezen worden in het computer-systeem van de klant. Dit vereist wel duidelijke afspraken met de klant omtrent de samenstelling van de gegevensstructuur binnen dat bestand. Het zal allicht anders zijn voor iedere klant waar op deze manier gewerkt wordt.
Had u graag meer informatie over dit programma, of wilt u gewoon een reactie kwijt, dan kan dat via de contact-pagina van deze site, of stuur gewoon een e-mail naar yvan.nickmans@skynet.be