Nickmans Software bvba

NYOX-7

 

De bedoeling van dit programma is om de kleinere kmo’s een werkinstrument te verschaffen om op een handige manier FACTUREN te kunnen maken, zonder het overzicht te verliezen in een grote hoeveelheid rekenbladen. Alles blijft netjes samen in één database en via het programma NYOX-7 kunnen de verschillende documenten op een gestructureerde wijze opgebouwd worden.

 

Voorafgaand aan een factuur zal het vaak zo zijn dat er na een eerste contact met een potentiële klant een OFFERTE of raming moet gemaakt worden met een berekening wat de levering van de goederen en/of diensten gaat kosten. Na een gesprek moet er mogelijk nog een alternatieve offerte gemaakt worden. Het originele document wordt daarbij gedupliceerd naar een nieuw document dat dan kan aangepast worden aan de behoefte van de klant. Zowel het origineel als het duplicaat blijven los van mekaar bestaan. Dat dupliceren is niet alleen tussen documenten van hetzelfde type, maar laat ook toe om van de offerte een LEVERINGSBON te maken die op zijn beurt weer kan aangepast worden, om vervolgens weer te dupliceren naar een FACTUUR. In neerwaartse richting kunnen de documenten ook gedupliceerd worden, bv. een factuur oproepen en dupliceren naar een nieuwe offerte. Kortom dupliceren kan in alle richtingen.

 

Het totaal van het document wordt opgebouwd door het optellen van lijntotalen die gevormd worden na het ingeven van aantal en eenheidsprijs per detaillijn. Het bontotaal, met vermelding van de berekende BTW, kan tussendoor op het scherm weergegeven worden. Wat betreft de presentatie van het document naar de klant toe, kan men opteren om de eenheidsprijzen en de lijntotalen niet af te drukken op het document. Enkel het gecalculeerde bontotaal wordt afgedrukt, wat het financiële aspect betreft uiteraard. Handig is ook dat het bontotaal kan gewijzigd worden naar een meer commercieel bedrag, al dan niet onder invloed om vooropgestelde winstmarges te kunnen realiseren.

 

In de hoofding van ieder document zijn er velden voorzien voor een eventueel kortingspercentage te verrekenen op het totaal of een kortingspercentage dat van de eenheidsprijs van een artikel afgetrokken wordt. Andere velden zijn er voor de BTW-code, taal-code, valuta-code, aantal duplicaten te printen van de factuur, codes voor berekening van de vervaldatum.

 

Wat betreft de detaillijnen van een document worden er 3 types onderscheiden: commentaar-lijnen, lijnen gebaseerd op het artikelbestand en manuele lijnen.

Bij die commentaar-lijnen kan men dus zelf wat tekst ingeven, maar supplementair kan er tekst aan gekoppeld worden die al opgeslagen zit in de database. Dit is handig indien men op het document wat technische specificaties wilt meegeven, waarbij het toch gaat om teksten die vaak terugkomen. Bij de artikel-lijnen wordt een artikelcode ingeven waarvan de omschrijving en de eenheidsprijs opgehaald wordt uit de database. Voor het ophalen van de artikelcode zijn er een paar handigheidjes. Men kan gaan zoeken in het artikelbestand door een deel van de code in te geven of men kan zoeken via artikelgroepen, waarbinnen al de artikelen gegroepeerd zitten. Door een deel van de omschrijving in te geven kan men ook snel tot het beoogde artikel komen. In functie van de activiteiten en de gevoerde artikelen kan het programma nog wat bijkomende info vragen om uiteindelijk de prijs te kunnen oppikken. Bijvoorbeeld naar isolatie kunnen er materialen of diensten zijn waarvan de prijs in functie is van de dikte van het materiaal, of anders nog i.f.v. de diameter + de dikte. Eens het artikel opgehaald verwacht het programma een geleverd of uitgevoerd aantal. De voorgestelde eenheidsprijs en korting kunnen eenvoudig overgenomen of gewijzigd worden. Afhankelijk van het artikel kunnen er vrij nog wat opmerkingen op ingegeven worden, voorzeker als het artikel betrekking heeft op uitgevoerde werken. Om te vermijden dat er vaak eenzelfde tekst moet getypt worden kan men een tekst vast koppelen aan een artikel, die men dan kan oproepen en wijzigen bij het voorbereiden van een document. Als derde lijntype zijn er de manuele lijnen. Bij deze lijnen gaat men zelf een omschrijving ingeven, evenals opmerkingen, aantal, eenheid, eenheidsprijs en BTW-code.

 

De lay-out van de documenten wordt deels gestuurd via parameters, als is het niet de bedoeling dat de gebruiker van het programma het van meet af aan dadelijk zelf gaat doen. Het is eerder iets wat in overleg opgezet wordt. Zo ook wat de slotteksten betreft die mogelijk onderaan de documenten moeten geprint worden, waarbinnen bepaalde verkoopsvoorwaarden kunnen gestipuleerd worden, of tenminste verwijzingen naar.

 

Misschien wel duidelijk stellen dat dit programma NIET gekoppeld is aan een boekhoudprogramma. Er is wel een opvolging voorzien wat de betalingen van de uitgaande facturen betreft.

 

Had u graag meer informatie over dit programma, of wilt u gewoon een reactie kwijt, dan kan dat via de contact-pagina van deze site, of stuur gewoon een e-mail naar yvan.nickmans@skynet.be