Nickmans Software bvba
Isolatiewerken
De bedoeling van het pakket is om de prestaties, die voorwerp uitmaken van een onderhoudscontract, na (of tijdens) uitvoering van de werkzaamheden te verrekenen aan de klanten. Er worden gedetailleerde bonnen afgedrukt, die ter goedkeuring kunnen voorgelegd worden aan de verantwoordelijke(n) van de klant. Na goedkeuring van hoeveelheid en prijs kunnen die bonnen dan gefactureerd worden.
Binnen het programma is er gestreefd naar een oplossing om op een snelle en gebruiksvriendelijke manier een document (bon) te genereren die overzichtelijk is voor klant en werkleider. De mensen op de werkplek zijn geen computertechneuten, terwijl de berekeningen soms toch vrij complex kunnen zijn. Bij input wordt men steeds herinnerd aan de diverse elementen van een contract, zodat de kans op het 'vergeten' te rekenen van bv. hoogte-toeslag omzeggens nihil is. Men kan immers binnen 1 werkopdracht een mengelmoes hebben van nieuw werk en herstellingen, verschillende manieren van isoleren en dito afwerking, met diverse appendages op de leidingen. Frequent komen er dan nog toeslagen aan te pas en mogelijk nog kortingen op hoeveelheid.
Het programma is minder van nut, tenzij dan in fase van offerte, indien men een project tegen een globale prijs dient te offreren. Om aan die lacune tegemoet te komen hebben we nu het programma ISO-6.
Iedere wijze van isoleren, gecombineerd met een specifieke afwerking, wordt verder in het pakket genoemd als 'Systeem'. Binnen het pakket kan men systemen hebben voor 'isolatie', maar afhankelijk van de diverse activiteiten binnen het bedrijf kunnen er systemen afgerekend worden die slaan op het aanbrengen van 'tracing' i.p.v. 'isolatie'. De prijzen voor het isoleren van 'leidingen' worden per systeem 2-dimensionaal toegepast, t.t.z. de prijzen worden opgeslagen i.f.v. diameter van de leiding en dikte van de isolatie. Voor 'apparaten' geldt alleen een prijs per systeem i.f.v. de dikte van de isolatie.
De volledige opzet van de systemen-diameters-diktes-prijzen is zelf te bepalen en kan per project anders zijn. Voor leidingen geldt dan nog dat er bijna altijd appendages opzitten (bochten, afsluiters, T-stukken, etc.), die dan verrekend worden als equivalente lopende meters. Het aantal equivalente meters voor ieder van die appendages is zelf in te stellen en kan veranderlijk zijn i.f.v. de diameter van de leiding. Daarbij kunnen die factoren (eq. meters) nog afwijken i.f.v. de afwerking van het systeem.
Bij het ingeven van prestaties op apparaten worden m² verwacht. Handig daarbij is dat de oppervlakte kan berekend worden door middel van een formule. Men kan zelf formules toevoegen aan het pakket, die men dan tijdens het ingeven van de bonnen kan oproepen. De waarden van de variabelen, die deel uitmaken van de formule, worden op de bon afgedrukt. Het werken met die formules vereist wel dat MS-Excel geïnstalleerd zit op de computer. Als gebruiker merkt men daar niets van, maar de eigenlijke berekening van de oppervlakte gebeurt daar wel.
De prijzen die aanvankelijk ingevoerd zijn, zijn die voor nieuw werk. Binnen de onderhoudscontracten heeft men heel vaak te maken met herstellingen, waarbij men voor iedere taak een factor heeft die verrekend wordt op de nieuwprijs. Qua taken heeft men zo: afnemen beplating, afnemen isolatie, terugzetten afgenomen beplating, terugzetten afgenomen isolatie, nieuwe isolatie, nieuwe beplating. Per taak kunnen er afwijkende factoren zijn voor leidingen en apparaten, waarbij niet zelden de wijze van afwerking ook nog een invloed heeft, evenals het materiaal van isolatie (rotswol versus foamglas bv.). Voor leidingen geldt dat afsluiters en flenzen een eigen set aan factoren kunnen krijgen, waarbij het 'aantal delen' waarmee de isolatie en dito afwerking van die appendages geconstrueerd zijn, een invloed kan hebben.
Zowel voor isoleren van leidingen als voor apparaten, kunnen er afzonderlijke toeslagen ingevoerd worden, die bij ingeven van de bonnen kunnen aangeklikt worden. Dit wordt meestal gebruikt voor werken boven een zeker niveau of objecten die getraced zijn. Voor apparaten kan er dan nog een opsplitsing gemaakt worden in toeslagen voor nieuw werk en herstellingen. Een toeslag wordt soms ook verrekend voor bundelleidingen, waarbij die toeslag dan nog variabel is volgens het aantal leidingen die in de bundel vervat zijn.
Voor leidingen en apparaten kunnen hoeveelheidskortingen ingesteld worden, met daarin 4 levels. Voor apparaten kan er nog een onderscheid gemaakt worden in gewone apparaten en tanks. Voor de leidingen is er een pointer voorzien om eventueel alleen de rechte meters te laten vergelijken of er al dan niet korting van toepassing is en hoeveel, zoniet wordt er vergeleken met de equivalente meters.
Naast het volledige concept van systemen-diameters-diktes en dito prijzen, kunnen er ook manuele lijnen ingevoerd worden op de bon, waarbij zelf een omschrijving, eenheid, aantal en eenheidsprijs ingevoerd wordt. Daarnaast kan men ook diversen gaan oproepen en afrekenen. Die diversen zijn materialen en prestaties die meestal in het contract vervat zitten. Op die diversen kunnen ook toeslagen verrekend worden.
Men kan ook lijnen aanmaken met alleen maar commentaar. Interessant voor grote bonnen is ook dat er subtotalen kunnen ingesteld worden, met een kleine omschrijving waar het subtotaal op slaat. Daarbij kunnen er steeds lijnen tussengevoegd worden op de bon.
Al de basis-informatie van een project kan geprint worden. Maar handig is ook dat die info integraal kan gekopieerd worden in een ander projectnummer. Zo kan men bijvoorbeeld op de calculatiedienst een model maken met systemen-diametes-diktes-prijzen, wat steeds opnieuw kan dienen voor een nieuwe offerte die moet berekend worden. Het is mogelijk dat voor een (basis-)project geen verkoopprijzen, maar kostprijzen ingevoerd worden. Het is ook geen probleem om de calculatie- en facturatiedienst ieder hun eigen database te geven, mocht men daarvoor opteren.
Indien binnen het bedrijf de toepassing op meerdere PC's zou draaien, met ieder hun eigen database, dan kunnen ook de basis-gegevens van een project gemakkelijk geëxporteerd worden op één PC (bv. facturatiedienst), om vervolgens te importeren in een andere PC. Dit kan eventueel een notebook zijn die gebruikt wordt om de bonnen op verschillende werken te maken.
In het pakket zijn ook programma's vervat die kunnen bijdragen tot een betere resultaatbepaling van het project. Al de bonnen die ingegeven zijn, worden niet onmiddellijk gefactureerd, terwijl er ook ingegeven worden (mogelijk als prijsestimatie) die niet of slechts gedeeltelijk uitgevoerd zijn. Als aanvulling op het boekhoudkundig resultaat (zijnde het verschil tussen facturatie en kosten) voor het project, is het goed om weten wat er uitgevoerd is en nog niet gefactureerd (werken in uitvoering).
Van de bonnen die er gemaakt werden, kan men overzichtslijsten printen volgens een op te geven selectie (van-tot …), incl. mogelijke sortering op plant (zone), met eventueel een subtotaal per plant.
Men kan ook lijsten printen met bonnen waarvan bepaalde data zouden ontbreken, bv. goedkeuringsdatum, wat een overzicht kan geven van nog goed te keuren bonnen die bij de opdrachtgever hangen blijven.
Er bestaan binnen het pakket ook een aantal programma's die toelaten om regiebonnen te maken, en op te volgen, voor prestaties/leveringen die men zou doen voor andere contractors op een werk. Een afzonderlijk artikelbestand, dat gemakkelijk kan geactualiseerd worden voor de diverse PC 's waar het progr. op draait, ligt aan de basis bij het ingeven van de regiebonnen. Per klant kunnen er nog afwijkende verkoopprijzen gehanteerd worden.
Elektronisch gegevensuitwisseling (bonnen, incl. detail) met het ERP-systeem van een opdrachtgever behoort eveneens tot de mogelijkheden. Dit geldt eerder voor grotere fabrieken waar men werkzaam is. Die connecties vragen wel een individuele aanpak.
Had u graag meer informatie over dit programma, of wilt u gewoon een reactie kwijt, dan kan dat via de contact-pagina van deze site, of stuur gewoon een e-mail naar yvan.nickmans@skynet.be